Tilgangur og umfang
Innkaupastefnan tekur til allra innkaupa hjá SORPU vegna fjárfestinga, kaupa á vörum og þjónustu. Innkaupastefnan tekur mið af innkaupareglum sveitarfélaganna sem eru eigendur SORPU.
SORPA skapar traust og áreiðanlegt umhverfi í öllum innkaupum, svo þau verði hagkvæm, opin, ábyrg og sanngjörn. SORPA stuðlar að eðlilegri samkeppni í viðskiptum og gætir jafnræðis við innkaup.
Áherslurnar í stefnunni eru:
Skilvirkt skipulag innkaupa
- Skýrar og gagnsæjar innkaupareglur og framkvæmd innkaupa markviss og skipulögð, þ.m.t. að innkaupin séu samræmd fyrir deildir og/eða verkefni.
- Öll helstu innkaup gerð í gegnum rafrænt innkaupakerfi.
- Útboð og verðkannanir eru undanfari innkaupa eins og við verður komið.
- Stjórnendur og aðrir sem hafa innkaupaheimildir staðfesti innkaup í samræmi við fjárhæðir í útgefnum samþykktarmörkum sem í gildi eru hverju sinni
- Rafræn viðskipti eftir því sem mögulegt er, t.d. útboðsgögn, upplýsingar og samskipti vegna innkaupa, reikninga og fleira.
- Reglulegt birgjamat er framkvæmt og því fylgt eftir gagnvart viðeigandi birgjum til að ná fram stöðugum umbótum á þjónustu þeirra.
Jafnræði og trúnaður við innkaup
- Persónulegar ástæður ráði ekki vali á vörum, birgjum eða þjónustu.
- Starfsmenn leiði hjá sér hvers kyns persónulegan ávinning sem gæti haft áhrif á ákvarðanir vegna innkaupa.
- Starfsmaður má ekki þiggja gjafir eða fjármuni frá einstaklingum, fyrirtækjum eða öðrum er tengjast starfi hans ef almennt má líta á það sem endurgjald fyrir greiða eða sérstaka þjónustu. Sanngjarnt er að víkja frá þessu ef um afmælisgjafir eða annars konar tækifærisgjafir er að ræða enda séu verðmæti þeirra innan hóflegra marka.
- Óheimilt er að mismuna á grundvelli ómálefnalegra sjónarmiða, s.s. kynferðis, kynþáttar, kynhneigðar eða samfélagslegrar stöðu að öðru leyti.
- Við innkaup skal ávallt hafa í huga að upplýsingar varðandi þau séu fyrir opnum tjöldum eftir því sem kostur er.
- Innkaup fylgi ákvæðum laga, reglna og staðla um innkaup eins og við á hverju sinni.
Innkaup styðji við vottuð stjórnkerfi
- Sjálfbærni er höfð að leiðarljósi og innkaup taka mið af umhverfis- og loftslagssjónarmiðum.
- Eftir því sem við á eru settar fram kröfur um gæða-, umhverfis- og öryggismál í útboðum og eftir atvikum njóti bjóðendur ívilnunar samkvæmt fyrir fram skilgreindum viðmiðum, sem þeir þurfa að geta sýnt fram á að þeir uppfylli.
Skýrir skilmálar og siðareglur gagnvart birgjum
- SORPA gefur út og birtir almenna birgjaskilmála á heimasíðu sinni og vísar í þá við innkaup eins og við á.
- SORPA gefur út og birtir siðareglur birgja á heimasíðu sinni og vísar í þær við innkaup eins og við á.
Ábyrgð
Stjórn SORPU samþykkir og ber ábyrgð á þessari stefnu.
Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á framkvæmd og framgangi stefnunnar innan SORPU.
Innkaupastjóri ásamt stjórnendum starfsstöðva og efnisstrauma bera ábyrgð á útfærslu stefnunnar og þeim markmiðum og mælingum sem eru viðeigandi til að ná henni fram.
Starfsfólk og birgjar eru ábyrgir fyrir að fylgja þeim reglum sem ætlað er að tryggja framkvæmd stefnunnar.
Stefna þessi var samþykkt til útgáfu af stjórn SORPU þann 5. desember 2023.
